TEMAK KALIP İSKELE SAN. VE. TİC. ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER

1. POLİTİKANIN AMAÇ VE KAPSAMI
2. TANIMLAR
3. KAYIT ORTAMLARI
4. İŞLEME, SAKLAMA, İDARİ VE TEKNİK TEDBİRLER İLE İMHAYI GEREKTİREN HALLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
5. Saklamaya İlişkin Açıklamalar
6. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
7. Saklamayı Gerektiren İşleme Araçları
8. İmhayı Gerektiren Sebepler
9. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
10. Kişisel Verilerin Silinmesi
11. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
12. Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi
13. Anonimleştirme Teknikleri
14. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
15. PERİYODİK İMHA SÜRESİ
16. SON HÜKÜMLER 

1. POLİTİKANIN AMAÇ VE KAPSAMI

İşbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (Bundan böyle “Politika” olarak anılacaktır.), veri sorumlusu sıfatıyla Temak Kalıp İskele San. Ve Tic. A.Ş. (Bundan böyle “Temak Kalıp” olarak anılacaktır.) 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (bundan böyle “KVKK” veya “Kanun” olarak anılacaktır.) ve özel hüküm içeren sair mevzuata uygun olarak muhafaza etmekte olduğu kişisel verileri, Kanun ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (Bundan böyle “Yönetmelik” olarak anılacaktır.) ve ilgili mevzuat uyarınca kişisel verileri saklama, silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında usul ve esasları belirlemek, Kanun ve ilgili mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla hazırlanmıştır. Bu kapsamda kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler Kanun ve ilgili sair hukuki düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uygun olarak, ilgili kişinin açık rızası ile işlenebilir. Hukuki düzenlemelerde yer alan istisnalar saklıdır. Ek olarak Temak Kalıp’ın sunduğu hizmetler Türkiye Cumhuriyeti kapsamında Türk Hukuku kuralları uygulanarak sunulmakla birlikte Avrupa Birliği vatandaşı veya Avrupa Birliği mevzuatı kapsamında olan Hizmet Alanlar ve ilgili kişiler için Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü (“GDPR”) hükümleri dikkate alınmaktadır. 

İş bu Politika’nın uygulanması sürecinde çelişki doğması halinde öncelik sırasıyla Kanun ile Yönetmelik hükümleri ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile kararları tatbik edilecektir. 

İşbu Politika’da veya mevzuatta oluşabilecek revizyonlar tarih ve konu belirtilerek politikaya eklenecek, gerekli duyurular yapıldıktan sonra politikanın ayrılmaz bir parçası olarak kabul edilecektir. 

Kişisel verilerin saklanmasına ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Temak Kalıp tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan işbu Politika’ya uygun olarak gerçekleştirilir. Temak Kalıp bünyesinde kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları hakkında ve kişisel veri işlenmesine yönelik tüm faaliyetlerde bu Politika uygulanır. 

1. TANIMLAR

1. KAYIT ORTAMLARI 

Kişisel veriler, aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır. 

1. İŞLEME, SAKLAMA, İDARİ VE TEKBİK TEDBİRLER İLE İMHAYI GEREKTİREN HALLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Kanunun 4. maddesinde kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. 

Kişisel veriler, Temak Kalıp tarafından sunulan hizmet amaçlarımız kapsamında www………....comsitesinin kullanımı dahil sunduğumuz faaliyetler kapsamında, genel olarak faaliyetlerin sürdürülmesi, hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, çalışan haklarının planlanması, iş ortakları ile süreçlerin işletilebilmesi amacıyla fiziki yahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde işlenir. 

Kişisel verileri işleme amaçlarımız, Temak Kalıp Kişisel Verilen Korunması ve İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni kapsamında ayrıntılı olarak belirtilmiştir. 

1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Faaliyetlerimiz çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır. 

Kişisel verileri güvenli bir şekilde saklamak ve hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek için Temak Kalıp olarak aldığımız teknik ve idari tedbirlere ilişkin açıklama ve bilgilendirme Temak Kalıp Kişisel Verilen Korunması ve İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni’nde ayrıntılı olarak belirtilmiştir.

1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Faaliyetlerimiz çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

• 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
• 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu
• 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu
• 4857 Sayılı İş Kanunu
• İlgili diğer düzenlemeler ve bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler

Çerçevesinde öngörülen saklama süreleri sonuna kadar saklanmaktadır. 

1. Saklamayı Gerektiren İşleme Araçları

Paylaştığınız hem özel nitelikteki kişisel veriler hem de genel nitelikteki kişisel veriler;

• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek
• Kurumsal iletişimi sağlamak
• Şirket güvenliğini sağlamak
• İstatistiksel çalışmalar yapabilmek
• Sözleşmesel sorumluluklarımız kapsamında verilerinizi muhafaza etme,
• İlgili mevzuat kapsamında saklanması gereken genel ve özel nitelikli kişisel  verilerinize ilişkin bilgileri muhafaza etme,
• İlgili mevzuat uyarınca gerekli hallerde kamu kurum ve kuruluşları ile talep edilen bilgileri paylaşma,
• Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
• Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda ve hukuki uyuşmazlıklarda, talep halinde ve mevzuat gereği savcılıklara, mahkemelere ve ilgili kamu görevlilerine bilgi verebilmek,
• Suistimal ve yetkisiz işlemlerin izlenmesi ve engellenmesi,
• Sunulan hizmetlerimiz karşılığında serbest meslek makbuzu düzenlenmesi;
• Kimliğinizin doğrulanması,
• Risk yönetimi ve kalite geliştirme aktivitelerinin yerine getirilmesi,
• Pazarlama, Medya ve İletişim, danışma hattı bölümleri tarafından bilgi verilmesi, web ve mobil kanallarda özel içeriklerin, somut ve soyut faydaların tasarlanması ve iletilebilmesi,

Amaçlarıyla işlenebilecektir.

1. İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

• Kişisel verilerin işlenmesine, saklanmasına ve imhasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi ve yürürlükten kaldırılması,
• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
• İlgili kişinin, kanuni haklar çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebinin veri sorumlusu tarafından incelenerek uygun görülmesi,
• Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içince cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikayette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı gerektirecek herhangi bir şartın olmaması,

durumlarında Temak Kalıp tarafından resen ya da ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir, veya anonim hale getirilir. 

1. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA TEKNİKLERİ

Temak Kalıp, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, Temak Kalıp resen veya ilgilinin başvurusu üzerine kişisel verileri işbu Politika’ya göre silmekte, yok etmekte ve anonim hale getirmektedir. 

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi ile ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanır. 

1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Silinen verilere, veri sorumlusu hariç olmak üzere, ilgili kullanıcılar tarafından ulaşılamaz ve kullanılamaz. İlgili kişi, verinin saklanmasından, depolanmasından ve yedeklenmesinden sorumlu kişiler haricinde diğer tüm çalışanlardır. Silme işlemi, ilgili kullanıcının kişisel veriye hiçbir şekilde erişememesi, üzerinde herhangi bir işlem yapamaması, düzeltip değiştirememesi, silememesi, aktaramaması, görüp okuyamaması, paylaşamaması gibi kişisel veri işleme faaliyetlerinden hiçbirisini gerçekleştiremeyecek hale getirilmesi işlemidir. Kısaca, silme, doğrudan bir silme değil, işlenmiş olan kişisel verinin saklanması, depolanması, korunma amacıyla yedeklenmesi ve arşivlenmesidir. 

Temak Kalıp, kendi organizasyonu içerisindeki ilgili iş biriminin kişisel verilerin işlenmesi için gerekli olan amacı ve saklama süresi sona erdikten sonra, bu iş biriminin (ilgili kullanıcı) ilgili kişisel verileri işlemesini engelleyecek teknik ve idari tedbirleri alır. Temak Kalıp organizasyonu içerisindeki diğer iş birimlerinin aynı kişisel veri için gerekli olan işleme amaçları ve saklama süreleri sona ermeden ilgili kişisel veriler silinemez, yok edilemez veya anonim hale getirilemez. 

Kişisel verinin varlığı sözleşmesel, ticari, hukuki, idari işlemler gereğince doğması muhtemel hak taleplerine ilişkin ise söz konusu işleme ilişkin zamanaşımı süresince veriler muhafaza edilir. Bu konuda talep ve politikamız arasında bir çelişki doğması halinde çelişkinin giderilmesi amacıyla Kurum’a yazılı başvuru yapılır ve ilke kararı doğrultusunda işlem yapılır.

Erişim yetki ve kontrol matrisi ya da benzer bir sistem kullanarak her bir kişisel veri için ilgili kullanıcılar tespit edilir ve kullanıcıların erişim, geri getirme, tekrar kullanma gibi yetkilerinin ve yöntemlerinin tespiti yapılır. Akabinde ilgili kullanıcıların kişisel veriler kapsamındaki erişim, geri getirme, tekrar kullanma yetki ve yöntemlerinin kapatılması ve ortadan kaldırılmasına ilişkin işlem gerçekleştirilir. 

Kişisel verilerin silinmesi işlemi, silinmesi gerekmeyen diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise;

1. Kişisel verilerin anonim hale getirilerek arşivlenmesi veya
2. Başka herhangi bir kurum, kuruluş veya kişinin erişimine kapalı olması ve kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması,

kaydıyla kişisel veriler silinmiş sayılacaktır. 

Kişisel veriler aşağıdaki tabloda belirtilen yöntemlerle silinir.

GDPR uygulama alanında olan Hizmet Alanlar ve ilgili kişiler açısından GDPR hükümleri kapsamında silme hakkı ile bağlantılı olan unutulma hakkı ölçülülük ilkesi dikkate alınarak ilgili kişisel verinin toplanma ve işlenme amacı ve gerekliliği, meşru bir gerekçe olup olmadığı, hukuka aykırı veri işleme olduğu, çocuklar gibi hassas gruplara ilişkin veriler ile bağlantılı olduğu hususlar ile değerlendirilecektir. 

Ayrıca GDPR uygulama alanında olan Hizmet Alanlar ve ilgili kişiler açısından veri işleme kısıtlama hakkı da şartları mevcut ve KVKK açısından mümkün olduğu takdirde aşağıdaki hallerde verinin kısıtlanması talep edilebilir. 

Bu haller şunlardır;

• Kişisel verinin doğruluğuna itiraz ettiği durumlarda ilgili itirazın incelenmesi süresi boyunca,
• İşleme faaliyetinin yasa dışı olması durumunda kişinin verinin silinmesini değil verinin kısıtlanmasını talep ettiği durumlarda,
• İşleme amacı açısından artık ilgili kişisel veriye ihtiyaç duyulmaması ancak ilgili kişinin hukuki bir iddia için bu verilere ihtiyacı olduğu durumlarda,
• İlgili kişinin bir itirazı olduğunda veri sorumlusunun meşru gerekçesi ile ilgili kişinin meşru gerekçesinin değerlendirilmesi durumlarında bu değerlendirme süreci kadar,

GDPR uygulama alanında olan Hizmet Alanlar ve ilgili kişiler açısından GDPR hükümleri kapsamında veri taşınabilirliği hakkı ölçülülük ilkesi dikkate alınarak somut talebe göre değerlendirilecektir. Veri sorumlusu olarak Temak Kalıp’ın meşru bir çıkarı olduğu durumlarda veya yasal bir yükümlülüğün yerine getirilmesi durumlarında veri taşınabilirliği hakkı uygulanamayacaktır. 

GDPR kapsamında ilgili kişilerin unutulma hakkı, veri kısıtlama hakkı, veri taşınabilirliği hakkına ilişkin açıklamalar verilerin yok edilmesi ve anonimleştirilmesi bölümleri için de geçerlidir.

1. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. 

1. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Temak Kalıp tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; veri sorumlusu, alıcı veya alıcı grupları tarafından; geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kişisel verilerin kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. 

Kişisel verilerin hangi hallerde anonimleştirileceği ve anonimleştirme işlemi için hangi yöntemin seçileceği işlemin özelliklerine göre veri sorumlusu tarafından belirlenir ve bu doğrultuda gerekli olan teknik tedbirler alınır.

Anonimleştirme yöntemi seçilirken; verinin niteliği, verinin büyüklüğü, verinin fiziki ortamlarda bulunma yapısı, verinin çeşitliliği, veriden sağlanmak istenen fayda / işleme amacı, verinin işlenme sıklığı, verinin aktarılacağı tarafın güvenilirliği, verinin anonim hale getirilmesi için harcanacak çabanın anlamlı olması, verinin anonimliğinin bozulması halinde ortaya çıkabilecek zararın büyüklüğü, etki alanı, verinin dağıtıklık / merkezilik oranı, kullanıcıların ilgili veriye erişim yetki kontrolü, anonimliği bozacak bir saldırı kurgulanması ve hayata geçirilmesi için harcayacağı çabanın anlamlı olması ihtimali dikkate alınır.

1. Anonimleştirme Teknikleri
2. Maskeleme

Kişisel verinin bazı alanlarına silme veya yıldızlama işlemi gerçekleştirilerek kişinin belirlenemez hale getirilmesidir. Örnek; TC kimlik numarasının bir kısmının yıldızlanması (19*********).

1. Toplulaştırma / Kümülatif Data Yaratma

Verilerin kümülatif hale getirilmesi ve akabinde toplam değerlerinin yansıtılmasını ifade eder. Örnek; Başvuran kadın hastaların X kadar olması ve sayının %30’unun üniversite mezunu, %70’inin yüksek lisans mezunu olması gibi. 

1. Veri Türetme

Mevcutta bulunan detaylı verilerin değiştirilerek daha genel verilerin elde edilmesidir. Örnek; Doğum tarihi bilgisinin gün/ay/yıl detayları yerine yaş aralığı şeklinde yazılması (20-25 yaş) gibi. 

1. Veri Karması

Veri kümesi içinde değerlerin karıştırılması ve akabinde toplam faydaya hasar vermeden kişilerin tespit edilebilme özelliğinin yok edilmesini ifade eder. Örnek; Yaş ortalaması alınmak istenen bir toplulukta kişilerin yaşlarını gösteren değerlerin birbirleri ile değiştirilerek veri karması yapılıp o kişiye ulaşılmasının ortadan kaldırılması gibi. 

1. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Kişisel verilerin saklanma süresi belirlenirken yasal düzenlemelerin getirdiği yükümlülükler göz önüne alınmaktadır. Yasal düzenlemeler dışında, kişisel verilerin işlenme amaçları dikkate alınarak saklama süresi belirlenmektedir. Veri işleme amacının ortadan kalkması halinde, verilerin tutulmasına olanak sağlayan başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve Temak Kalıp’ın belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zamanaşımı süreleri ile zamanaşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda yöneltilen emsal taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Söz konusu süreler aşağıdaki tabloda gösterilmektedir. Bu süreler sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak, mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda, veriler, veri sorumlusu tarafından, 6 aylık periyodlarda silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

Kurum tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanıTemak Kalıp tarafından seçilir.

İlgili kişi Temak Kalıp’a başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde ilgili talep kişisel verilerin işleme şartlarının kalkıp kalkmadığına göre değerlendirilir. Kişisel verilerin işleme şartları tamamen ortadan kalkmışsa Temak Kalıp talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Kişisel verilerin işleme şartları tamamı ortadan kalkmamışsa ilgili talep gerekçesi açıklanarak reddedilir. Talepler her durumda 30 gün içinde sonuçlandırılarak ilgili kişiye bildirilir.

1. PERİYODİK İMHA SÜRESİ 

Temak Kalıp, imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, her yıl Haziran ve Aralık ayında düzenli olarak periyodik imha işlemi gerçekleştirilmektedir. 

1. SON HÜKÜMLER

Bu Politika ……. tarihinde onaylanmıştır. Bu tarih itibariyle geçerli ve bağlayıcı olacaktır. 

Temak Kalıp Kişisel Verilerin Korunması ve İşletilmesi Politikası işbu Politika’nın eki ve ayrılmaz parçasıdır. 

İşbu politikanın duyurulması ve yürütülmesi veri tarafından gerçekleştirilecektir.